Ga naar inhoud

Offerte maken

Als een klant of opdrachtgever interesse in uw producten of diensten heeft, dan kan diegene u om een offerte vragen. Wat is een offerte precies? En aan welke wettelijke eisen moet deze voldoen? Onze juristen helpen u op weg met heldere tips.

Wat is een offerte?

Een offerte is een schriftelijk voorstel waarin u beschrijft welke diensten of producten u kunt leveren voor een bepaalde prijs. In de offerte staat ook welke voorwaarden op dit voorstel van toepassing zijn. Door een aantrekkelijke offerte te maken, kunt u de klant of opdrachtgever overtuigen om uw producten of diensten te kopen.

Hoe maak je een offerte?

Mogelijk heeft u een aanvraag voor een offerte gekregen, maar weet u niet precies hoe dit in z’n werk gaat of waar u moet beginnen. Hier leest u hoe u stapsgewijs een offerte kunt opstellen en waar u op moet letten.

1. Verzamel informatie

Eerst is het belangrijk dat u een duidelijk beeld heeft van de opdracht of bestelling. Vraag de opdrachtgever of klant daarom om een briefing. Of stel vragen over wat diegene precies zoekt, wil en verwacht. Wanneer u genoeg informatie over de opdracht of bestelling heeft, kunt u makkelijker een passende offerte maken.

Vraag ook wat het budget is. Als er een vast budget is, dan kunt u in uw offerte zetten wat u voor dit bedrag kunt doen. Vraagt de ander u om zelf een prijs voor te stellen? Bedenk dan niet alleen tegen welk bedrag u uw diensten of producten kunt leveren, maar ook tegen welke voorwaarden.

2. Offerte opstellen

Omdat elke opdracht of bestelling anders is, is ook elke offerte weer anders. U kunt een deel van uw offerte dan ook naar wens opmaken en opstellen. Wel is het belangrijk dat uw offerte voldoet aan de wettelijke eisen.

Zorg dat deze dingen in ieder geval in uw offerte staan:

  • uw bedrijfsgegevens

  • de bedrijfsgegevens van uw klant of opdrachtgever

  • de datum waarop u de offerte stuurt

  • het offertenummer

  • een samenvatting van de werkzaamheden, producten of diensten die u voor deze opdracht of bestelling kunt leveren

  • de totaalprijs, uw uurtarief of de prijs per stuk van het product

  • tot wanneer uw offerte geldig is

  • uw recht op een aanbetaling tot 50% van het totaalbedrag

  • een verwijzing naar uw algemene voorwaarden (als u die heeft)

Verder kan het handig zijn om ook deze zaken in uw offerte te zetten:

  • het inkoopnummer

  • uw contactpersoon

  • de planning of binnen welke periode u de werkzaamheden kunt doen

  • uw verzoek om een ontvangstbevestiging

  • uw betalingsvoorwaarden

3. E-mail opstellen

Het is altijd goed om duidelijk te beschrijven welke werkzaamheden, diensten of producten u tegen de voorgestelde prijs kunt leveren. Als u de offerte mailt, dan kunt u dit doen in de begeleidende tekst van uw e-mail. Daarin kunt u ook nogmaals het totaalbedrag noemen.

Verwijs in uw mail ook naar de offerte in de bijlage en vergeet niet om deze toe te voegen. Een digitale offerte kunt u het beste altijd als pdf-bestand versturen. Verwijst u in uw offerte naar uw algemene voorwaarden? Stuur de voorwaarden dan ook mee als pdf-bestand.

4. Offerte opvolgen

Het kan zijn dat de klant of opdrachtgever na 7 werkdagen nog niet op uw offerte heeft gereageerd. In dat geval kunt u de offerte opvolgen via mail. Dit kan spannend zijn: de ander kan namelijk besluiten om niet met u in zee te gaan. Toch is het ook prettig om te weten waar u aan toe bent.

In uw bericht kunt u bijvoorbeeld vragen of:

  • de offerte in goede orde is ontvangen

  • de offerte aan de verwachtingen voldoet

  • de klant of opdrachtgever aanvullingen heeft

  • de klant of opdrachtgever ook met andere partijen in gesprek is

  • de klant of opdrachtgever nog extra informatie nodig heeft voor het maken van de beslissing

Ook kunt u aangeven dat de ander u gerust kan mailen of bellen als bepaalde zaken in uw offerte onduidelijk zijn.

Mag ik een offerte intrekken?

Heeft de klant of opdrachtgever uw offerte geaccepteerd en ondertekend? Dan is de offerte juridisch gezien een bindende overeenkomst. Dit betekent dat u of de ander de opdracht niet zomaar kan annuleren.

Heeft u nog geen akkoord op uw offerte gekregen? Dan mag u de offerte wél intrekken. Of de voorwaarden van uw offerte aanpassen. De aangepaste offerte moet u dan wel opnieuw naar uw klant of opdrachtgever sturen.

Rechtshulp nodig?

Zit u met een juridische vraag over een offerte? Heeft u een offerte ingetrokken en is daardoor een conflict met uw klant of opdrachtgever ontstaan? Of kunt u een geaccepteerde offerte niet nakomen? Schakel dan op tijd juridische bijstand in. Zo kunt u mogelijk voorkomen dat de situatie verder uit de hand loopt.

Vraag juridische hulp aan via uw zakelijke rechtsbijstandverzekering of, als u die niet heeft, via Rechtshulp on demand.