Offerte maken
Als een klant of opdrachtgever interesse in je producten of diensten heeft, dan kan diegene je om een offerte vragen. Wat is een offerte precies? En aan welke wettelijke eisen moet deze voldoen? Onze juristen helpen je op weg met heldere tips.
Op deze pagina lees je over:
Wat is een offerte?
Een offerte is een schriftelijk voorstel waarin je beschrijft welke diensten of producten je kunt leveren voor een bepaalde prijs. In de offerte staat ook welke voorwaarden op dit voorstel van toepassing zijn. Door een aantrekkelijke offerte te maken, kun je de klant of opdrachtgever overtuigen om jouw producten of diensten te kopen.
Hoe maak je een offerte?
Mogelijk heb je een aanvraag voor een offerte gekregen, maar weet je niet precies hoe dit in z’n werk gaat of waar je moet beginnen. Hier lees je hoe je stapsgewijs een offerte kunt opstellen en waar je op moet letten.
1. Verzamel informatie
Eerst is het belangrijk dat je een duidelijk beeld hebt van de opdracht of bestelling. Vraag de opdrachtgever of klant daarom om een briefing. Of stel vragen over wat diegene precies zoekt, wil en verwacht. Wanneer je genoeg informatie over de opdracht of bestelling hebt, kun je makkelijker een passende offerte maken.
Vraag ook wat het budget is. Als er een vast budget is, dan kun je in je offerte zetten wat je voor dit bedrag kunt doen. Vraagt de ander jou om zelf een prijs voor te stellen? Bedenk dan niet alleen tegen welk bedrag je je diensten of producten kunt leveren, maar ook tegen welke voorwaarden.
2. Offerte opstellen
Omdat elke opdracht of bestelling anders is, is ook elke offerte weer anders. Je kunt een deel van je offerte dan ook naar wens opmaken en opstellen. Wel is het belangrijk dat je offerte voldoet aan de wettelijke eisen.
Zorg dat deze dingen in ieder geval in je offerte staan:
je bedrijfsgegevens
de bedrijfsgegevens van je klant of opdrachtgever
de datum waarop je de offerte stuurt
het offertenummer
een samenvatting van de werkzaamheden, producten of diensten die je voor deze opdracht of bestelling kunt leveren
de totaalprijs, je uurtarief of de prijs per stuk van het product
tot wanneer je offerte geldig is
je recht op een aanbetaling tot 50% van het totaalbedrag
een verwijzing naar je algemene voorwaarden (als je die hebt)
Verder kan het handig zijn om ook deze zaken in je offerte te zetten:
het inkoopnummer
je contactpersoon
de planning of binnen welke periode je de werkzaamheden kunt doen
je verzoek om een ontvangstbevestiging
je betalingsvoorwaarden
3. E-mail opstellen
Het is altijd goed om duidelijk te beschrijven welke werkzaamheden, diensten of producten je tegen de voorgestelde prijs kunt leveren. Als je de offerte mailt, dan kun je dit doen in de begeleidende tekst van je e-mail. Daarin kun je ook nogmaals het totaalbedrag noemen.
Verwijs in je mail ook naar de offerte in de bijlage en vergeet niet om deze toe te voegen. Een digitale offerte kun je het beste altijd als pdf-bestand versturen. Verwijs je in je offerte naar jouw algemene voorwaarden? Stuur de voorwaarden dan ook mee als pdf-bestand.
4. Offerte opvolgen
Het kan zijn dat de klant of opdrachtgever na 7 werkdagen nog niet op jouw offerte heeft gereageerd. In dat geval kun je de offerte opvolgen via mail. Dit kan spannend zijn: de ander kan namelijk besluiten om niet met je in zee te gaan. Toch is het ook prettig om te weten waar je aan toe bent.
In je bericht kun je bijvoorbeeld vragen of:
de offerte in goede orde is ontvangen
de offerte aan de verwachtingen voldoet
de klant of opdrachtgever aanvullingen heeft
de klant of opdrachtgever ook met andere partijen in gesprek is
de klant of opdrachtgever nog extra informatie nodig heeft voor het maken van de beslissing
Ook kun je aangeven dat de ander je gerust kan mailen of bellen als bepaalde zaken in je offerte onduidelijk zijn.
Mag ik een offerte intrekken?
Heeft de klant of opdrachtgever je offerte geaccepteerd en ondertekend? Dan is de offerte juridisch gezien een bindende overeenkomst. Dit betekent dat jij of de ander de opdracht niet zomaar kan annuleren.
Heb je nog geen akkoord op je offerte gekregen? Dan mag je de offerte wél intrekken. Of de voorwaarden van je offerte aanpassen. De aangepaste offerte moet je dan wel opnieuw naar je klant of opdrachtgever sturen.
Juridische bijstand nodig?
Zit je met een juridische vraag over een offerte? Heb je een offerte ingetrokken en is daardoor een conflict met je klant of opdrachtgever ontstaan? Of kun je een geaccepteerde offerte niet nakomen? Schakel dan op tijd juridische bijstand in. Zo kun je mogelijk voorkomen dat de situatie verder uit de hand loopt.
Vraag juridische hulp aan via je zakelijke rechtsbijstandverzekering. Ben je bij ons verzekerd? Dan kun je via de website van Univé Rechtshulp direct juridisch advies aanvragen. Heb je geen verzekering? Vraag dan juridische hulp aan via Rechtshulp on demand.