Ga naar inhoud

Factuur niet betaald

Een opdrachtgever of klant die niet wil betalen: bijna elke zzp’er krijgt er wel eens mee te maken. Achter uw geld aan moeten zitten is vervelend en kost vaak veel tijd. Daarnaast kunt u ook in de financiële problemen komen als een opdrachtgever of klant niet betaalt. Onze juristen geven u praktische tips over wat te doen.

Klant betaalt factuur niet: dit kunt u doen

Wat de reden voor de late betaling van uw klant of opdrachtgever ook is: met dit heldere stappenplan geeft u de ander een kans om het probleem snel op te lossen.

1. Check uw factuur

Controleer eerst de factuur die u heeft gestuurd. Staan de factuurdatum en betalingstermijn hier duidelijk op? En is de genoemde betalingstermijn ook echt verstreken? Dan kunt u de volgende stap nemen.

2. Stuur een betalingsherinnering

Misschien is uw factuur per ongeluk in de spambox beland. Of is er door een technische fout in het betalingssysteem iets misgegaan met uw uitbetaling. Het is daarom altijd goed om de ander er eerst vriendelijk aan te herinneren dat de betalingstermijn voorbij is.

Stuur uw klant of opdrachtgever een e-mail waarin u diegene vraagt om zo snel mogelijk te betalen. Zo’n betalingsherinnering heet ook wel een aanmaning of sommatiebrief. Voeg ook de openstaande factuur als bijlage toe en stel een nieuwe betalingstermijn voor. Deze termijn ligt meestal tussen de 8 en 14 dagen.

Staan er meerdere onbetaalde facturen uit waarvan de betaaltermijn is verstreken? Dan kunt u een rekeningoverzicht van alle openstaande factuurbedragen maken.

3. Bel de klant of opdrachtgever

Krijgt u geen reactie op uw betalingsherinnering? En is de nieuwe betaaltermijn voorbij? Dan kan het verstandig zijn om uw klant of opdrachtgever te bellen. Zo kunt u bijvoorbeeld checken of uw betalingsherinnering wel in goede orde is ontvangen.

Hoe vervelend de situatie ook is: probeer ook tijdens dit belletje zakelijk en beleefd te blijven. De kans dat u snel uw geld krijgt is dan mogelijk groter.

4. Stuur een tweede betalingsherinnering of WIK-brief

Het kan zijn dat u de klant of opdrachtgever niet telefonisch kunt of wilt bereiken. Wat u dan kunt doen, hangt ervan af of het om een zakelijke of particuliere klant gaat.

Situatie 1: mijn particuliere klant betaalt niet
Consumenten zijn particuliere klanten. Als een consument niet wil betalen, dan moet u volgens de wet een WIK-brief sturen. Het is aan te raden om dit per aangetekende post te doen. De WIK-brief is een laatste betalingsherinnering waarin u de klant 14 dagen geeft om de betaling te doen. De betaaltermijn gaat pas in op de dag nadat de klant de brief heeft ontvangen.

In een WIK-brief moeten in ieder geval de volgende punten staan:

  • het openstaande factuurbedrag

  • hoeveel incassokosten en wettelijke rente u in rekening brengt

  • dat er een betaaltermijn van 14 dagen na ontvangst van de brief geldt

  • wat de gevolgen zijn als de klant niet binnen deze termijn betaalt (bijvoorbeeld welke juridische stappen u dan gaat nemen)

Online vindt u voorbeeldbrieven die u op eigen risico kunt gebruiken. Op de website van de Rijksoverheid leest u hoeveel incassokosten u mag vragen. Naast de incassokosten en wettelijke rente mag u geen andere kosten in rekening brengen.

Situatie 2: mijn zakelijke klant betaalt niet
Het kan ook zijn dat u nog geld krijgt van een zakelijke klant. Zoals een ondernemer, bedrijf of zzp’er. In dat geval kunt u een tweede betalingsherinnering sturen. U hoeft dus geen WIK-brief te versturen.

Welke betalingstermijn u mag hanteren, hangt van uw algemene voorwaarden af:

  • Staat er een incassoprocedure in uw algemene voorwaarden? Dan kunt u deze volgen. De betalingstermijn mag maximaal 60 dagen zijn.

  • Werkt u zonder algemene voorwaarden? Of heeft u deze niet naar de zakelijke klant gestuurd? Dan kunt u de wettelijke betalingstermijn van 30 dagen aanhouden.

Bij deze aanmaning mag u gelijk incassokosten in rekening brengen. Het is verstandig om de aanmaning aangetekend te versturen. De postbezorger geeft uw brief dan persoonlijk aan de klant. Zo kunt u bewijzen dat de brief ontvangen is. Daarmee staat u ook sterker in uw recht als juridische stappen nodig zijn. Vergeet niet om een eigen kopie van de brief te bewaren.

5. Stel de klant of opdrachtgever in gebreke

Heeft de particuliere of zakelijke klant nog steeds niet betaald? Dan kunt u diegene in gebreke stellen. Dit betekent dat u de ander nog een allerlaatste kans geeft om het bedrag te betalen. Dit doet u per aangetekende brief. De ander krijgt dan nog 8 dagen om het bedrag te betalen.

6. Scha­kel een jurist of in­cas­so­bu­reau in

Heeft u de betaling hierna nog steeds niet binnen? Of weigert de klant de factuur te betalen? Dan is het verstandig om de hulp van een jurist of incassobureau in te schakelen.

Heeft u een zakelijke rechtsbijstandverzekering van Univé, dan beschikt u over een gratis incassoservice. Een jurist start in dat geval een incassoprocedure om uw geld te innen. Als u niet zakelijk verzekerd bent voor rechtsbijstand, dan kunt u direct juridische hulp aanvragen via Rechtshulp on demand.

Hoe kan ik voorkomen dat mijn factuur niet betaald wordt?

Er is altijd een kans dat u te maken krijgt met een wanbetaler. Gelukkig zijn er een paar maatregelen waarmee u dit kunt beperken of voorkomen.

1. Stuur een geldige factuur

Uw factuur moet aan bepaalde eisen van de Belastingdienst voldoen. Als uw factuur niet klopt, dan is er een grotere kans dat uw opdrachtgever of klant die niet betaalt. Lees hier onze tips voor het opstellen van een goede factuur.

2. Factureer snel

Heeft u diensten of producten geleverd? Dan hoeft u niet te wachten met het sturen van uw factuur: factureer gerust al op de dag van de levering. Wacht er in ieder geval niet te lang mee, want facturen kunnen verjaren. Dit betekent dat de klant of opdrachtgever uw factuur na een bepaalde periode niet meer hoeft te betalen.

Wanneer een factuur precies verjaart, hangt ervan af wat u heeft geleverd en aan wie:

  • Een factuur voor een particuliere klant verjaart na 2 jaar. Gaat het om een dienst of reis die u heeft geleverd, dan verjaart de factuur na 5 jaar.

  • Een factuur voor een zakelijke klant verjaart na 5 jaar.

De verjaringstermijn gaat in vanaf de 1e dag waarop de oorspronkelijke betalingstermijn voorbij is (de betaaltermijn van uw onbetaalde factuur en dus niet de nieuwe betalingstermijn die u in een aanmaning heeft voorgesteld). Telkens wanneer u uw klant of opdrachtgever aan de betaling van de openstaande factuur herinnert, gaat de verjaringstermijn opnieuw in. Ook als u dit op de laatste dag van de verjaringstermijn doet.

3. Check uw algemene voorwaarden

Controleer de betalingsvoorwaarden die in uw algemene voorwaarden staan. Het kan nodig zijn om sommige zaken aan te scherpen of toe te voegen, zoals:

  • de betalingstermijn

  • wat de gevolgen zijn als de klant of opdrachtgever te laat betaalt (u kunt bijvoorbeeld afspreken dat u tijdelijk stopt met het uitvoeren van uw werk of levering)

  • dat u bij een te late betaling een incassobureau inschakelt en hoeveel incassokosten u dan in rekening brengt

  • dat u bij een te late betaling wettelijke rente in rekening brengt en hoeveel deze is

Goed om te weten: als u uw algemene voorwaarden wijzigt, dan gelden die wijzigingen niet voor bestaande overeenkomsten. Uw aanpassingen gaan dus niet met terugwerkende kracht in en gelden alleen voor nieuwe overeenkomsten.

4. Zakelijke klant? Doe een financiële check

Wil een zakelijke klant met u werken, maar twijfelt u of diens bedrijf financieel gezond en betrouwbaar is? Dan kunt u een financiële check doen door onder andere deze dingen te controleren:

  • Is het btw-identificatienummer van het bedrijf geldig? U kunt dit opzoeken op de website van de Europese Commissie.

  • Is het KVK-nummer van het bedrijf geregistreerd in het Handelsregister van de KVK? En is de persoon met wie u een overeenkomst overweegt aan te gaan tekenbevoegd? Als de klant dit niet is, dan mag diegene geen overeenkomsten ondertekenen en geen grote aankopen doen.

  • Hoe financieel gezond is het bedrijf? Bij de KVK kunt u bijvoorbeeld een jaarrekening van de zakelijke klant opvragen. Dit geeft u meer informatie over de winsten en verliezen van een onderneming.

  • Heeft de klant een goede naam? Of kunnen opdrachtnemers geregeld naar hun geld fluiten? Vraag zzp’ers en collega’s in uw netwerk naar hun ervaringen met het bedrijf.

  • Wie leidt het bedrijf? En is deze persoon eerder leidinggevende geweest van een bedrijf dat failliet is gegaan? Of de leiding betrouwbaar is en schulden heeft (gehad), kunt u opzoeken op de website van het Centraal Insolventieregister.

5. Regel uw zakelijke rechtsbijstand

Als u een conflict krijgt met een klant of opdrachtgever en niet verzekerd bent, dan kunt u voor het oplossen van die kwestie geen zakelijke rechtsbijstandverzekering meer afsluiten. U krijgt namelijk alleen rechtsbijstand voor kwesties die ontstaan zijn nadat u zich verzekerd heeft. Wacht daarom niet te lang met het regelen van uw zakelijke rechtsbijstandverzekering.

Ontevreden klant wil niet betalen

Het kan zijn dat een klant ontevreden is over uw product of dienst en daarom niet wil betalen. Er zijn verschillende situaties die kunnen leiden tot ontevredenheid bij de klant, zoals:

  • De klant heeft een verkeerde levering ontvangen.

  • De levering is niet of te laat bezorgd.

  • De kwaliteit van uw producten of diensten voldoet niet aan de verwachtingen van de klant.

  • Uw producten of diensten voldoen niet aan de afspraken die in de overeenkomst staan.

Als een klant niet wil betalen en hier een goede reden voor heeft, dan heet dat ook wel een betwiste vordering of een betwiste incasso. 

Dit kunt u doen

In sommige situaties kan het inderdaad zijn dat u een fout heeft gemaakt en er duidelijk sprake is van een betwiste incasso. Maar dit hoeft niet altijd zo te zijn. Soms komt het namelijk ook voor dat klanten op zoek gaan naar redenen om niet voor een levering te hoeven betalen. Wat u kunt doen als een klant ontevreden is, hangt daarom van de situatie af.

Situatie 1: u heeft een fout gemaakt
Mogelijk bent u het eens met de klant. Bijvoorbeeld omdat er iets is misgegaan met de levering. Of omdat het product na het verzenden beschadigd is geraakt. Probeer het probleem in dit geval zo snel mogelijk op te lossen. Als u niet goed begrijpt waar de klant ontevreden over is, ga dan vriendelijk met diegene in gesprek zodat u erachter kunt komen.

Situatie 2: u heeft zich aan de afspraken gehouden
Weigert de klant te betalen, terwijl u zich netjes aan de afspraken heeft gehouden? Dan is het verstandig om juridische hulp in te schakelen. Een jurist geeft u persoonlijk advies en kan u precies vertellen welke stappen u kunt nemen.

Factuur is niet betaald door zzp’er of bedrijf

Heeft een zakelijke klant uw product of dienst gekocht, maar hier niet voor betaald? Dan mag u vanaf de tweede betalingsherinnering gelijk kosten in rekening brengen.

Incassokosten

Over de eerste € 2.500 mag u 15% incassokosten vragen. Het minimumbedrag voor incassokosten is € 40. Dit is dus het minimale bedrag dat u altijd van de klant mag eisen, ook als het openstaande bedrag lager is dan € 2.500. Schakelt u een incassobureau in? Dan eist het bureau de incassokosten van de klant.

Btw over incassokosten

Het incassobureau berekent soms ook btw over de incassokosten. Deze moet u meestal zelf betalen. Behalve als de goederen of diensten die u levert vrijgesteld zijn van btw. In dat geval moet uw klant de btw over de incassokosten betalen.

Wettelijke rente

Naast de incassokosten mag u per jaar ook de wettelijke rente over het openstaande bedrag eisen. Deze bedraagt 8%.

Overige kosten

Naast de incassokosten, wettelijke rente en mogelijke btw over de incassokosten, mag u geen andere kosten eisen van uw zakelijke klant. U mag dus bijvoorbeeld geen aanmaningskosten, administratiekosten of herinneringskosten in rekening brengen.