Ga naar inhoud

Algemene voorwaarden

Werkt u als zzp’er? Of heeft u een eigen bedrijf, zoals een webshop? Dan is het verstandig om met algemene voorwaarden te werken. Het is dan namelijk gelijk duidelijk welke rechten en plichten u en uw klanten (of opdrachtgevers) hebben. Ook weet u dan bijvoorbeeld beter waar u aan toe bent in het geval van annulering.

Wat zijn algemene voorwaarden?

Telkens als u een dienst levert of een product verkoopt, gaat u een overeenkomst aan met een klant. In Nederland gelden er wettelijke regels voor koop en verkoop, maar sommige zaken mag u zelf invullen. Ook zijn er bepaalde regels waar u van mag afwijken. Dit doet u door algemene voorwaarden te gebruiken en deze vóór de opdracht of bestelling door uw klant te laten lezen.

Algemene voorwaarden worden ook wel leveringsvoorwaarden of servicevoorwaarden genoemd. In uw algemene voorwaarden staan de verplichtingen en verantwoordelijkheden die u en uw klant hebben. Denk aan de garantietermijn, levertijd, betaaltermijn, annuleringstermijn en aansprakelijkheid.

Goed om te weten: werkt u zonder algemene voorwaarden? Dan kunnen zowel u als de klant terugvallen op de wettelijke regels.

Wat heb ik eraan?

Het gebruik van algemene voorwaarden is niet wettelijk verplicht, maar wel verstandig. Het kan namelijk allerlei voordelen opleveren.

1. Meer zekerheid
In de algemene voorwaarden staat precies welke rechten en plichten u en de klant hebben. Zoals binnen welke termijn de klant moet betalen. Maar ook op welke termijn u de dienst of het product moet leveren. Dit biedt een stukje zekerheid waardoor u prettiger en geruster kunt zakendoen.

2. Duidelijkheid rondom betalingsvoorwaarden
In de betalingsvoorwaarden staat meestal de betalingstermijn vermeld. Ook kan er staan wat de gevolgen zijn als de klant niet op tijd betaalt. Hierdoor is het niet alleen helder wanneer de klant betaald moet hebben: het maakt het ook makkelijker voor u om een incassotraject te starten als de klant zich niet aan de betalingsvoorwaarden houdt.

3. Afspraken over annulering
In uw algemene voorwaarden kunt u duidelijk maken wat de gevolgen zijn voor klanten als zij een opdracht vooraf of tussentijds annuleren. Zo kunt u in uw voorwaarden opnemen dat de klant in bepaalde situaties annuleringskosten moet betalen.

4. Afspraken over overmacht
Het is mogelijk dat u in een situatie komt waarin u de gemaakte afspraken niet kunt nakomen, zonder dat dit uw eigen schuld is. Zo’n situatie wordt overmacht genoemd. Zo kan het bijvoorbeeld gebeuren dat u uw dienst niet op tijd kunt leveren omdat de elektriciteit buiten uw schuld uitvalt.

Als er sprake is van overmacht, dan is dat vaak niet alleen vervelend: het kan ook leiden tot een conflict met uw klant. Met een voorwaarde (bepaling) over overmacht kunt u zich beter beschermen tegen mogelijke conflicten.

Hierin kunt u namelijk aangeven welke situaties gelden als overmacht. En wat de gevolgen voor de overeenkomst zijn als u hierdoor de afspraken niet kunt nakomen. Zo'n bepaling heet een overmachtsclausule of een force majeure-clausule.

5. Beperkte aansprakelijkheid
In uw algemene voorwaarden kunt u ook de wettelijke aansprakelijkheid van uw bedrijf deels beperken. Dit wordt ook wel een aansprakelijkheidsbeperking of een exoneratiebeding genoemd. Zo kunt u uw aansprakelijkheid beperken tot een bepaald bedrag.

Ook kunt u aangeven dat uw bedrijf niet aansprakelijk is voor bepaalde schades, zoals omzetverlies of reputatieschade. Welke schades u mag uitsluiten, hangt af van de wettelijke regels. Als u als ondernemer zakendoet met consumenten, dan hangt het ook af van uw bedrijfsbranche.

Goed om te weten: sluit u een bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering af? Dan kan uw verzekeraar u verplichten om algemene voorwaarden te hanteren. De verzekeraar mag ook bepaalde eisen aan uw voorwaarden stellen.

Algemene voorwaarden opstellen

Er zijn verschillende manieren waarop u uw algemene voorwaarden kunt opstellen. Bent u lid van een brancheorganisatie, dan kan het zijn dat deze over een voorbeeld beschikt dat u kunt gebruiken en aanpassen. Het is altijd een goed idee om uw algemene voorwaarden te laten controleren door een jurist. Zo weet u zeker dat het document geldig is en er geen belangrijke zaken ontbreken.

Algemene voorwaarden delen

Als u met algemene voorwaarden werkt, dan is niet alleen de inhoud belangrijk. Ook de manier waarop u de voorwaarden met uw klant deelt doet ertoe. Een paar dingen om op te letten:

  • Zorg dat u uw algemene voorwaarden op tijd verstuurt, nog vóórdat de klant uw dienst of product koopt.

  • U kunt uw algemene voorwaarden persoonlijk overhandigen. Doet u dit via e-mail? Dan kunt u ze meesturen met uw offerte en op de offerte zelf aangeven welke algemene voorwaarden gelden.

  • Heeft u de voorwaarden onlangs gewijzigd? Controleer dan altijd of u de juiste versie stuurt. Als u per ongeluk uw oude voorwaarden deelt, dan gelden die voor de huidige opdracht of bestelling.

  • De voorwaarden die u stuurt zijn niet automatisch van toepassing op de overeenkomst. Het is daarom goed om aan de klant te bevestigen dat deze voorwaarden gelden voor de huidige opdracht of bestelling.

  • Vraag de klant om de ontvangst van uw algemene voorwaarden bevestigen.

Algemene voorwaarden deponeren

Bij de Kamer van Koophandel (KVK) of de rechtbank kunt u uw algemene voorwaarden deponeren. Dit is niet verplicht, maar kan wel verstandig zijn in bepaalde situaties. Bijvoorbeeld als:

  • U uw voorwaarden niet persoonlijk kunt overhandigen, bijvoorbeeld omdat u uw product of dienst via de telefoon verkoopt. Door uw algemene voorwaarden te deponeren, kunnen klanten ze dan alsnog opvragen en bekijken.

  • U over een bewijs van uw algemene voorwaarden wilt beschikken. Bij een misverstand kunt u dan aantonen welke voorwaarden u hanteerde op het moment dat de klant uw dienst of product kocht.

Algemene voorwaarden voor uw webshop 

Heeft u een webshop maar geen algemene voorwaarden? Dan valt de overeenkomst tussen u en de koper onder de wettelijke regels. Ook als eigenaar van een webshop bent u dus niet verplicht om algemene voorwaarden te hanteren. Toch is dit wel aan te raden. Klanten weten dan namelijk precies wat hun rechten en plichten zijn.

Bovendien kunt u in uw algemene voorwaarden bepaalde zakelijke risico’s verkleinen. Bijvoorbeeld door een eigendomsvoorbehoud in uw algemene voorwaarden te zetten. Dit houdt in dat het product uw eigendom blijft tot de klant ervoor betaald heeft. Ook mag u bepalen dat de klant de kosten voor de retournering van uw product zelf moet betalen.

Wettelijke regels

Houd er rekening mee dat uw voorwaarden en website moeten voldoen aan de wettelijke regels voor verkoop via internet. Als u producten of diensten in EU-landen levert, dan moeten uw voorwaarden ook aansluiten bij de regels van de Europese Unie.

Goed om te weten: bent u aangesloten bij een brancheorganisatie of een ledenorganisatie voor webshops, zoals Thuiswinkel.nl? Dan kan het zijn dat u verplicht bent om de algemene voorwaarden van deze organisatie te hanteren.

Informatieplicht

Als uw webshop algemene voorwaarden hanteert, dan moet u uw klant hierover informeren. Dit wordt de informatieplicht genoemd. Door heldere taal te gebruiken en uw voorwaarden te delen vóórdat de klant uw product of dienst koopt, kunt u voorkomen dat er misverstanden ontstaan.

Verder is het altijd goed om te controleren of de klant uw algemene voorwaarden gelezen heeft. Bijvoorbeeld door de ontvangst van uw voorwaarden door de klant te laten bevestigen.

Juridische hulp nodig?

Met goede algemene voorwaarden kunt u uzelf een hoop problemen besparen. Heeft u juridisch advies nodig bij het opstellen of wijzigen van uw algemene voorwaarden? Of wilt u dat een jurist de voorwaarden voor u controleert? Dan helpen de ervaren juristen van Univé u graag verder.

Onze juristen kunnen checken of uw algemene voorwaarden volledig zijn, of ze voldoen aan de wettelijke regels en of ze passen bij uw bedrijf en werkzaamheden. Vraag direct juridische hulp aan via uw zakelijke rechtsbijstandverzekering. Bent u niet verzekerd? Schakel dan Rechtshulp on demand in.