Ga naar inhoud

Factuur maken

Als u als ondernemer een dienst of product levert, dan bent u in de meeste gevallen verplicht om de klant of opdrachtgever een factuur te sturen. Wanneer is een factuur wel en niet nodig? Waar moet u rekening mee houden bij het opstellen van uw factuur? En hoe kunt u zorgen dat de klant of opdrachtgever op tijd betaalt? We delen een paar praktische tips.

Wanneer moet je een factuur maken als zzp’er?

Heeft u als zzp’er een opdracht afgerond of een product of dienst verkocht? Dan stuurt u de klant of opdrachtgever meestal een factuur. Dit is de rekening voor uw product of dienst. Sommige ondernemers zijn niet verplicht om een factuur te sturen. Op de website van de Belastingdienst leest u of dit voor u geldt.

Hoe maak je een factuur?

Bent u verplicht om te factureren? Dan is het belangrijk dat uw factuur aan alle eisen van de Belastingdienst voldoet. Anders is de factuur meestal niet geldig.

Zorg dat in ieder geval de volgende punten in uw facturen staan:

  • uw volledige naam en adres

  • volledige naam en adres van de opdrachtgever of klant

  • uw btw-identificatienummer (dit nummer begint altijd met NL)

  • uw KVK-nummer (als u bij de Kamer van Koophandel staat ingeschreven)

  • uw bankrekeningnummer

  • factuurdatum (datum waarop u de factuur heeft verstuurd)

  • factuurnummer

  • datum waarop u uw diensten of producten heeft geleverd

  • duidelijke omschrijving van de diensten of producten die u heeft geleverd

  • hoeveel producten of gewerkte uren u in rekening brengt

  • welk bedrag u in rekening brengt, exclusief btw

  • welk btw-tarief geldt voor de geleverde producten of diensten

  • wat het btw-bedrag is (als uw producten of diensten belast zijn met btw)

  • wat het totale factuurbedrag is, inclusief btw

  • de betalingstermijn

  • een verwijzing naar uw betalingsvoorwaarden of algemene voorwaarden (als u deze heeft)

Goed om te weten: in sommige situaties gelden er andere regels voor het opstellen van een factuur.

Factuur maken zonder KVK-nummer

In sommige situaties kan het lastig zijn om te bepalen of u zich moet inschrijven bij de KVK. Bijvoorbeeld als u in loondienst bent en een paar keer per jaar een zelfstandige klus doet. Hier kunt u checken of u zich wel of niet moet inschrijven bij de KVK.

Hoeft u zich niet in te schrijven? Dan kunt u ook zonder KVK-nummer een factuur of declaratie sturen. De Belastingdienst bepaalt of u btw in rekening moet brengen en onder welke categorie uw inkomsten vallen: onder ‘inkomsten uit overig werk’ of onder ‘winst uit onderneming’.

Mag ik zelf een factuur maken?

Als zzp’er mag u gewoon zelf uw facturen opstellen. Via de Kamer van Koophandel (KVK) vindt u een factuurvoorbeeld dat u kan helpen bij het maken van uw eigen factuur. Verstuurt u een factuur via e-mail? Stuur deze dan altijd als pdf-bestand.

Moet ik btw in rekening brengen?

Over het algemeen is elke ondernemer die zelfstandig een beroep of bedrijfsactiviteit uitoefent btw-plichtig en dus verplicht om btw in rekening te brengen. Het maakt niet uit of u een eenmanszaak, bv of vof heeft: elke rechtsvorm is btw-plichtig. Wel zijn er 3 situaties waarin u mogelijk geen btw hoeft te betalen.

Situatie 1: mijn beroep of bedrijfsactiviteit is vrijgesteld van btw
Het kan zijn dat uw branche of bedrijfsactiviteit is vrijgesteld van btw. Dit geldt bijvoorbeeld voor journalisten, schrijvers, financiële diensten en gezondheidszorg. Als dit voor u geldt, dan kunt u de tekst ‘btw vrijgesteld’ op uw factuur zetten.

Situatie 2: ik lever producten of diensten met 0% btw
Levert u producten of diensten die onder het 0%-tarief vallen? Dan hoeft u ook geen btw in rekening te brengen.

Het 0%-tarief geldt onder andere voor:

  • visvangst

  • accijnsgoederen

  • goederen die nog niet zijn ingevoerd

  • internationaal personenvervoer

  • diensten die u buiten de EU importeert of exporteert

  • werkzaamheden aan goederen die u exporteert naar niet-EU-landen (zoals reparaties van goederen die bedoeld zijn voor export)

Geldt deze situatie voor u? Dan kunt u de tekst '0% btw' op uw factuur zetten.

Situatie 3: ik maak gebruik van de kleineondernemersregeling (KOR)
Als u maximaal € 20.000 omzet maakt, mag u gebruikmaken van de KOR. U hoeft dan geen btw in rekening te brengen. Als dit voor u geldt, dan kunt u de tekst ‘btw vrijgesteld’ op uw factuur vermelden.

Welke betalingstermijn kan ik hanteren?

De betalingstermijn ligt meestal tussen de 14 en 30 dagen. Normaal gesproken geldt er een maximale betalingstermijn van 30 dagen. Behalve als u hier andere schriftelijke afspraken over gemaakt heeft met uw klant of opdrachtgever. In dat geval mag de maximale betalingstermijn 60 dagen zijn. De betalingstermijn gaat in na ontvangst van de factuur.

Heeft u te maken met een wanbetaler? In dit artikel leest u wat u kunt doen als een klant uw factuur niet betaalt.

Waarom is een geldige factuur opstellen belangrijk?

Als zzp’er bent u verplicht om een goede administratie bij te houden. Het maken, versturen en bewaren van geldige facturen is hier een belangrijk onderdeel van.

Als uw factuur niet klopt, dan:

  • kunt u geen btw-aangifte doen

  • mag u geen aanspraak maken op fiscale regelingen van de Belastingdienst, zoals de KOR

  • mag uw klant of opdrachtgever de btw die in uw factuur staat niet aftrekken

  • kunt u eerder te maken krijgen met klanten of opdrachtgevers die niet of te laat betalen, bijvoorbeeld omdat belangrijke gegevens op uw factuur ontbreken

  • staat u minder sterk in uw recht als een klant of opdrachtgever niet wil betalen en u een incassotraject wil starten

Creditfactuur maken

Heeft u een foutje gemaakt in een van uw facturen en is deze al naar uw klant of opdrachtgever verstuurd? Dan mag u de foute factuur niet aanpassen en opnieuw sturen. Ook niet als uw klant of opdrachtgever u vraagt om dit te doen. Dit is namelijk niet toegestaan door de Belastingdienst.

U moet dit daarom oplossen door een nieuwe factuur te sturen waarin u de fout rechtzet. Als het bedrag in de originele factuur te laag is, dan stuurt u een debetfactuur (ofwel een debetnota). Is het bedrag in de originele factuur te hoog, dan stuurt u een creditfactuur (ofwel een creditnota).

Wat is het verschil tussen een creditfactuur en een gewone factuur?

In een creditfactuur staat meestal een negatief bedrag. Ofwel: een bedrag met een min-teken ervoor. Dit komt doordat u eerder een te hoog factuurbedrag aan de klant of opdrachtgever heeft berekend. Dit corrigeert u door in de creditfactuur het verkeerde factuurbedrag van het juiste factuurbedrag af te trekken.

Wanneer kan ik een creditfactuur sturen?

Er zijn verschillende situaties waarin het sturen van een creditfactuur nodig kan zijn. Bijvoorbeeld als:

  • het aantal producten of gewerkte uren niet klopt

  • het uurtarief of projecttarief verkeerd is

  • de factuurdatum fout is

  • u verkeerde of beschadigde producten geleverd heeft

  • u minder producten heeft geleverd dan afgesproken

  • u producten heeft ontvangen die geretourneerd  zijn door de klant of opdrachtgever

  • u bepaalde korting(en) vergeten bent toe te passen

  • het btw-bedrag of btw-percentage niet klopt

  • u uw diensten of werkzaamheden niet goed heeft uitgevoerd

Wat moet er op een creditfactuur staan?

De eisen die de Belastingdienst stelt aan een gewone factuur gelden ook voor een creditfactuur. U vermeldt hier dus dezelfde gegevens op. Ook is het belangrijk om op de creditfactuur te verwijzen naar het factuurnummer van de originele factuur.

Hoe zit het met de terugbetaling?

Heeft de klant of opdrachtgever de verkeerde factuur al betaald? Dan moet u het geld dat u onterecht in rekening heeft gebracht terugbetalen. Dit doet u nadat u de creditfactuur heeft gestuurd. Als de verkeerde factuur nog niet betaald is, kunt u het foute factuurbedrag verrekenen met het openstaande factuurbedrag.

Juridisch advies nodig?

Heeft u een juridische vraag over het opstellen van een factuur? Of is een klant of opdrachtgever het niet eens met uw factuur? Dan helpen onze juristen u graag verder. Vraag juridische hulp aan via uw zakelijke rechtsbijstandverzekering of, als u die niet heeft, via Rechtshulp on demand.